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いつも忙しく時間に追われているあなたへ 仕事の成果を高める『時間管理5つのコツ』

 

こんにちは、仙台のメンタルトレーナー吉田です。

 

今回は時間管理術についてです。

 

「毎日とても慌ただしく時間だけが過ぎて行く」

「自分のやりたいことに全然時間が使えない」

「いっつも時間に追われて休む暇もない」

と嘆いているなら、この情報は間違いなく役に立つでしょう。

 

限られた時間の中で、

どうすれば多くのことを成し遂げることができるんだろうか?と悩んでいる方。

 

どうぞこのシンプルな「時間管理5つのコツ」を素直にやってみてください。

 

なお、これからご紹介する時間管理術は、

ジョナサン・ロビンソン著「時間とお金をムダにしないで成功する方法」

に書いてある時間管理術をベースにして僕自身が実際に実行していることをお伝えします。

 

毎日のTO DOリスト(やるべきことリスト)、WANT TOリスト(やれたらやりたいなリスト)は前日に作っておく

 

毎日のやるべきこと(TO DOリスト)については、

前日に項目を洗い出して優先順位をつけておくことで、

翌日の朝一から、すっきりとスタートダッシュできますよね。

 

この時、例えば「企画書作成」というような項目の洗い出し方よりも、

「企画書のタイトルを決める」「企画書のアウトラインを決める」というように、

仕事の「粒の大きさ」を小さくして洗い出ししておくことがコツです。

 

なぜなら、仕事の「粒の大きさ」が小さいほど、

迷わずに集中しやすいからです。

 

「溜まっている経費領収書を精算する」よりも、

「5枚分の経費領収書を精算する」としたほうが、

とっつきやすいと思いませんか?

 

それと、

やるべきこと(TO DO)で決めていたことが、

予想以上に早く片付くなんてこともあります。

 

そんな時こそ、普段はついつい後回しになりがちな

「重要だけど緊急じゃない仕事」に少しでも着手したいもの。

 

そのためには、やるべきこと(TO DOリスト)以外にも、

やれたらいいな(WANT TOリスト)を作っておきましょう。

 

ある優先順位付けの研究によれば、

「優先順位付けに使った1分ごとに5分が節約される」ということだそうです。

つまりこうした段取りをするための時間の投資効果は5倍です。

これはやらない手はないですよね。

 

NOT TO DOリスト(やらないことリスト)を作る

 

これもとても重要です。

やるべきことや、やれたらいいなという仕事は、

黙っていても増える一方です。

 

ですから、

やるべきことと、やれたらいいなという仕事の優先順位をつけたら、

「やらないリスト(NOT TO DOリスト)も作っておきましょう。

 

とは言っても、

「仕事を頼まれたら上手に断れないし…」という人もいるかもしれませんね。

 

ここでお話ししている「やらないリスト」を前もって決めておくということは、

「そのいい訳も決めておく」ということなのです。

 

「実家から両親が来ているから」

「今日だけ限定のバーゲンがあるから」

 

実は仕事を依頼する側は、

断られる理由なんてほとんど聞いていません(毎回同じ理由なら話は別ですが)。

 

仕事を依頼する側が気にするのは

「やってくれるのか、くれないのか」だけです。

 

ですから、

正々堂々と「やれません。なぜなら帰って食器を洗わないと大変なことになるんです(笑)」

と言ったとしても、その仕事は誰か他の人に依頼するか、

その依頼しようとしていた人がやるかのどちらかになるだけです。

 

ずるずるダラダラと仕事に振り回されるのではなく、

「やること」「やれたらいいこと」「やらないこと」この3の項目について、

しっかりと洗い出しをして優先順位付けをする習慣を身につけましょう。

 

仕事を人に任せる(システム化する)

 

どんなに頑張っても、一人で行う仕事量には限界があります。

ですから、今やっている仕事を抱え込むほど、

自分を成長させるための新しいチャレンジが難しくなったりもします。

 

あなたが行っている仕事の中に、

単純作業的なものがあるなら、

それはさっさとマニュアル化(システム化)して誰かに任せてしまいましょう。

 

誰がやったとしても、

あなたと同じレベルの仕事が完了できる状態のマニュアルを作り、

その上で別な人に任せるのです。

 

例えるなら「あなたのフランチャイズ人間」を作るということですね。

 

もちろん、人に頼まなくても

システムで全自動化ができるものなら、

そうするに越したことはありませんが、

これは少なからずお金がかかるので、

気軽にスピーディーにできるものではありません。

 

ですが、

自分のやっている作業レベルの仕事を、

自分でマニュアル化するのであれば、

普段の仕事の隙間時間にコツコツやっておけば、

案外早く出来上がるのではないでしょうか?

 

マニュアル(手順書など)を作ってから人に依頼すれば、

依頼された人も「NO」とは言いづらいはず。

むしろ感謝されるかもしれません。

 

今やっている仕事の単純作業を洗い出し、

正しく作業ができるようなマニュアルを作り、

その上で人にお願いする。

 

この流れが定期的に出来るようになれば、

あなたの仕事時間は劇的に改善するでしょう。

 

 

正しい質問(セルフ・クエスチョン)を決めておく

 

とは言うものの、突発的な仕事の依頼や会議が入って、

思ったように進まない事って案外多かったりするものですよね。

 

そこで登場するのが「セルフ・クエスチョン」です。

 

予定外の案件が重なり、

当初決めていた優先順位がグチャグチャになったようなとき、

「何から手をつけようかな?」

こうした、ひとり言の質問は、あまりいい答えを引き出しません。

なぜなら、質問自体が漠然としすぎているからです。

 

では、どんな質問が効果的かというと、

「今日があと2時間しかないとしたら、絶対に外せない仕事はどれだろう?」

「明日になって後悔するとしたら、それはどの仕事を先延ばししたからだろう?」

こうした質問が、

より具体的で、あなたにとってベターな答えを引き出すことに役立つでしょう。

 

 

80対20の法則(パレートの法則)で時間割を考える

 

あなたが仕事をしている時間の内の20%の時間が、

あなたの仕事の成果の80%を生み出しています。

 

ですから、

この20%の時間に、前述した「やるべきこと」を

しっかりこなせるように時間割を組んでおきましょう。

 

人によって朝型、昼型、夜型があると思うので、

自分が一番エネルギッシュで集中できる時間帯に、

20%の「やるべきこと」をセットしておきましょう。

 

 

以上、もしもあなたが、

これら5つの時間管理術に毎日取り組んだら、

1週間も経たずに、あなたの時間当たりの成果は激変するでしょう。

 

では、今回はここまでです。

 

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