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相手に負担をかけるコミュニケーション 優しいコミュニケーションの違い

 

こんにちは、メンタルトレーナーの吉田です。

 

仕事でミーティングをしているとき、

「この人、結局、何が言いたいのかな?」

こう思ってストレスを抱えた経験はありませんか?

 

「きっと、この人は、これこれこういうことが言いたいんだろうな」

「今の発言には、きっと、こういう目的があるんだろうな」

 

こんなふうに、

相手に負担をかけながらのコミュニケーションが続くと、

うまくいく話もうまくいかなくなります。

 

そこで今回は、

コミュニケーション相手に

負担をかけずにコミュニケーションをする

シンプルな方法についてお話しします。

 

思い込みがコミュニケーションギャップを生み出す

 

コミュニケーションをする上で、

「何を言うか?」「どう言うか?」は、

もちろん大切なことですが、

「何を目的にしているか?」を伝えることは、

もっと大切なことです。

 

なぜなら、

聞き手の頭の中には、

意識的にも無意識的にも、

「なぜその話を聞かなきゃならないの?」

という疑問が常にあるからです。

 

「雑談が苦手なんです」という声もよく聞きますが、

よくよく話を伺うと、

実は「雑談が苦手」なのではなくて、

「何の目的もない会話が苦手」というだけだったりします。

 

ですからコミュニケーションをスタートさせる前に、

しっかりとコミュニケーションの「目的」を考え、

それを相手に伝えることが大切なんです。

 

では、一旦ここで一般的なコミュニケーションを分解して考えてみましょう。

 

何を伝えたいのか × 伝えたい意図 × その時の感情

               +

実際にどう伝えたか(声のトーン、表情、態度など)

               ↓

 「聞き手」
何を受け取ったか(言葉) × どう受け取ったか(相手の表情や、感情) × その時の感情、状態

 

「話す」「聞く」こうした情報のやりとりのプロセスには、

こんなふうに実に様々な要素が入っています。

 

例えば、あなたが業績について部下指導をする場面で考えてみましょう。

 

<あなたが伝えたい事>
「月末までに目標を達成して欲しい」
「そのために、これからやる仕事をきちんと計画を立てて欲しい」

 

<コミュニケーションの意図>
「目標を達成するためのいい方法を一緒に考えたい」

 

<実際にどう伝えたのか>
「月末までに残り30%足りないが、それをどうするつもりなんだ?」

 

<何を受け取ったのか>
「これから頑張って追い込みかけようと思っていたのに・・・。そもそも上司なんだから、どうするつもりじゃなくて、目標を達成できる方法を教えてくれればいいのに・・・。それに、あの怒った目はなんだよ・・・」

 

このままでは、せっかくの意図が伝わらないばかりか、

部下はやる気を失ったままになりますよね。

では、どのようにすればより良好なコミュニケーションを取ることができるのでしょうか?

 

コミュニケーションギャップを発生させない3つのヒント

 

それは、

「自分の感情の状態を意識する」

「はじめに意図を明確に伝える」

「相手が受け取ったことを確認する」

ということ。

 

では、一つずつ具体的に見て行きましょう。

 

1、自分の感情の状態を意識する

 

私たちは、自分の感情が「表に出ている」ということについて、

あまり敏感ではないようです。

でも、相手はそれを敏感に気づいています。

 

いつもとは違う、声のトーンや、眉間のシワ、態度の変化を敏感に感じ取るのですね。

 

ですから、

「隠しているつもりでも、相手には自分の感情が伝わるものだ」

ということを前提に会話をするということが大切です。

 

もし、あなたがイライラしているなら、それは相手に伝わります。

何か相手に頼み事や、指示、命令をしなければならないときに、

イライラが伝わるとあまりいい結果は生みませんよね。

 

ですから、今の自分がどういう感情(気分)にいるのかということに、

いつも敏感になりましょう。

 

そして、相手とコミュニケーションを取るとき、

もしイライラしていると感じるなら、

しっかりクールダウンできてから会話をするように意識しましょう。

 

2、はじめに意図を明確に伝える

 

ここが、一番のポイントになると思います。

『会話の目的』と言い換えてもいいでしょうね。

意図を相手に先に伝える事で、

その後の「伝えたい事」の受け取り方が大きく変わります。

意図を明確にしてから相手との会話を始める事で、

コミュニケーションがとてもスムーズになるはずです。

 

3、相手が受け取ったことを確認する

 

言ったら、言いっぱなしというのが誤解を深くしてしまう原因です。

 

会話の最後に、

「今回、伝えたかった事は◯◯と▲▲なんだけど、うまく伝わったかな?」

という感じですね。

最後に確認することで、「真剣に伝えたい」という気持ちも一緒に伝わります。

では、これらを踏まえて、もう一度、先ほどの上司と部下の会話を見てみましょう。 

 

あなた
「◯◯君、月末目標を達成するためのいい方法を一緒に考えたいんだけど、ちょっといいかな」

 

相手
「はい」(心の声:単なる説教じゃなくて、何かアイディアを考えてくれるんだな)

 

あなた
「◯◯君には月末までに是非目標を達成して欲しいと思っているんだ。残りの30%をやるために、これからなにをやるかきちんと計画を立てて欲しいんだけど、どうすれば月末までに残りの30%を達成できるような計画を立てれるかな」

 

相手
「そうですね。今、考えているのは◯◯と▲▲についてで、・・・・」

 

あなた
「よし、じゃあそれでやってみよう。今回は◯◯君が月末までに計画を達成するための方法について話したかったんだんだけど、これで大丈夫かな? 他には何かあるかな?」

 

相手
「はい、なんとか大丈夫です。それと、実は、◯◯について相談に乗って欲しいのですが・・・」

 

と言う感じです。

まずは自分の今の感情を知り、その感情に自分自身で折り合いをつけておくこと。

そして、最初に会話の意図を明確にすること。

最後に、伝えたかった事を相手が正しく受け取ったかどうかを確認すること。

ぜひ、参考にしてみて下さい。

 

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