こんにちは^_^
今日もワクワクしてますか？
人生のリーダーシップを高め、毎日ワクワクしながら自分の力を信じてグイグイ前進することをサポートする、仙台のメンタルトレーナー吉田こうじです。
さて、今回は効率的な仕事の管理術についてです。時間の使い方ってメンタルに大きな影響を与えます。選択と決断だって、その選択や決断をする時の時間の質が問われるワケです。
仕事の生産性を高めようとするなら、時間あたりの密度を高めるってことが避けては通れないワケです。言い換えると「どれだけ詰め込めるか？」「どれだけ質を高められるか？」ということです。私たちの時間には限りがありますからね。
ですが、どれだけ計画的に段取りをしていたとしても、突発的な仕事やトラブルの影響で計画が総崩れなんてことも起きます。こうしたことが続くと、計画（段取り）自体が無駄に思えてしまい、時間を能動的に使う習慣から、受動的な使い方に自然とシフトしていってしまいます。
「今月も終わりか〜。なんかよくわからないけど毎日忙しいな〜」
こんな感じで、時間に追われて毎日を過ごしていまう…。そんな経験ってありませんか？
もしそう感じているなら要注意です。なぜならすでに受動的な姿勢で時間を捉えていると思えるからです。時間をコントロールしているのではなく、時間にコントロールされてしまっているということです。
タイムマネジメントで大切なマインドとしては、まずは ” 忙しいから計画を立てることができない ”ではなくて、” 計画を立てていないから忙しい ” という思考にシフトチェンジしましょうってことです。
私たちすべての人に平等に与えられ、その使い方に選択の自由まで委ねられている唯一のものは『時間』です。
自分の時間をどのようにコントロールするかによって、人生の質は大きく変わります。
あなたも人生の質を、いままで以上に高めたと思いませんか？
今回はそんなタイムマネジメントのコツについてです。
マネジメントできるのは、時間あたりの「思考・ステート・行動」
当たり前のことですが、時間は勝手にやってきて勝手に過ぎていきます。ある瞬間だけ引き伸ばしたり、早めたりすることは出来ません。ですから、私たちにできることは、
”時間あたりの質（思考の質・ステートの質・行動の質）を高めること”
これだけなんです。
質のいいステート（心身の状態）なら質のいい思考もできるし、それによって質のいい行動が起こせます。つまりベストパフォーマンスを発揮できるってことですね。
頭の中にある物置の中身を棚卸しする
では、やりたいのかやりたくないのかもわからないまま、時間に追われた行動ばかりしてしまう状態から、どうやって抜け出すことができるでしょうか？ どうすれば、質の高いステート、思考、行動を生み出すことができるでしょうか？
それは「棚卸し」です。
仕掛かり途中で完了していないもの、やろうと思って先送りしていること、やらなければならないもの…などなど。こうしたことを全て書きだして、まずは頭の中の物置にランダムに詰め込んだ ” あれやこれや ” を、一度、棚卸しして整理整頓するんです。
たったこれだけのことをするだけでも、かなりスッキリします。慣れるまではちょっと面倒と思うかも知れません。ですが、慣れてしまえばサクサクできるようになるはずです。
そして、
全ての棚卸しが済んだなら「重要度の高低の軸」と「緊急度の高低の軸」の２つの軸で考え、優先順位付けをするワケです。今この瞬間の時間を投下する「価値」を明確にするってことです。
ですが「重要だとわかってても緊急性の高いものから手をつけちゃって、重要なものを先送りしてしまう…」こんなことってありませんか？
感情の軸で整理する
ここで質問です。
目の前にいくつかの料理が出されて全て食べなきゃならない時、あなたなら、おいしいものから先に食べますか？ それとも、苦手なものから先に食べますか？
ちなみに、私は苦手なものを先に食べちゃってから、おいしいものを満喫するんです。
苦手なものはついつい残しちゃうので、頑張って先に平らげちゃうんです。
これは、仕事でも同じことが起きているんじゃないかなって思うんです。どういうことかと言うと、
” いくら重要度が高い仕事でも、面白くない仕事、不得意な仕事は後回しにする ”
ってことです。ロジックではわかっていたとしても、結局、感情が動かなきゃ行動もスローになるんです。
そこで、
” 重要度の高低 ” ” 緊急度の高低 ” の軸で優先順位付けをする前に、” 得意、不得意 ” ” つまらない、面白い ” という軸で一度整理してみることをお勧めします。
例えば私の場合だと、企画系の仕事に初めて携わったとき、企画はやったことがないのでまるで不得意だけど、面白そうだから真っ先に手をつけるという傾向がありました。
また、重要な会議資料の作成などは、不得意じゃないと言うよりも、むしろさっさと作れてある意味得意なんだろうけど、つまらないので後回し…こんな傾向がありました。
なんやかんや言っても、その仕事が重要かどうか以前に、好き嫌いとか得意不得意って仕事に出たりするものです。
ですから、「重要だとわかっていても、どうもやる気がわかないというか行動に起こせないな～」という時、一度、「得意、不得意の軸」「面白い、つまらないの軸」で棚卸しして、自分の仕事の傾向を見える化してみる。
その上で「重要度と緊急度の軸」に当て込んでみると、重要なのに先送りしそうな仕事が視覚的にわかります。
「あ〜、これは先送りにしそうだな…」そう思う仕事は、前もってスケジュール管理を厳しく設定することで、ダラダラ仕事を防ぎやすくなります。
苦手な食べ物は、さっさと先に片付けて、おいしいものは「ご褒美」として、じっくりと時間をかけて味わうってことですね。
仕事以外のワクワクする予定を先に入れてしまう
忙しい日々を過ごしてる私たちですが、そんな中でも、もしも１８時から絶対に観たいコンサートがあって、既にＳ席のチケットもゲットしていたら、ありとあらゆる手段を使ってドンドン仕事を片付けますよね。
だらだら仕事して「あ～あ、コンサートに間に合わなかったな…」と過ごす人はいないと思います。
例えば、普段は会話すらしない人にも仕事をお願いするとか、普段は自己主張が苦手だったとしても、上司に仕事の割り振りをお願いしたりして、とにかくコンサートに間に合うように何とかしちゃうんです。
なにが言いたいのかというと、仕事をドンドン進める原動力は、何も職場の中だけにあるワケじゃないんですよね。
仕事の目的を明確にしたら、パワフルに進められるかと言ったら必ずしもそんなことはなくて…。仕事の棚卸しをして優先順位付けをしたら、メキメキ仕事をこなせるかと言ったらそんなこともなくて…。
仕事っていう枠組みの中だけで仕事の効率化を考えていると、義務感とか責任感とか、他人から刷り込まれた使命感とか、そういった枠組みの中だけで考えてしまったりするので、ブレイクスルーが起こせないことがあるんです。
” やらなきゃいけないってことはわかっている… でも… ”
みたいなことが起こったりするんです。
ですから、仕事という枠組みを一回外しちゃって、もっと人生で大切にしたい価値を洗い出すとか、人生全体を俯瞰した上で「いま、この瞬間、自分にとって一番有効な時間の使い方ってどういう使い方だろう？」ってことを考えてみると、時間の密度を濃くするためのアイディアやらエネルギーが湧いてきたりします。
” やりたくてウズウズする ” ” やりたくてワクワクする ”
こんなふうに、感情にグサッと突き刺さって抜けない棘となる何かがあると、そこに向けて一気に集中力を高めることができたりします。
パラドックスのようですが、仕事を効率的にするためには、仕事からいったん離れて、思いっきり楽しめる趣味とか遊びを探してみる。
こうしたアプローチも、かなり効果的に仕事の生産性を高めるヒントなんですよね。
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